¿Qué es Escritorio Virtual?
El acrónimo en inglés es VDI, «Virtual Desktop Infraestruture», refiriéndose a la Tecnología para tener el Escritorio de nuestro ordenador local, en la nube.
Buscamos el término VIRTUAL en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española y elegimos las dos acepciones siguientes:
1. adj. «Implícito, tácito» ( Implícito: «Incluido en otra cosa sin que esta lo exprese» )
2. adj. Fís. » Que tiene existencia aparente y no real«
Del lat. virtus ‘poder, facultad’, ‘fuerza’, ‘virtud’
En inglés nos lo define como: «effective, almost total», «simulated by computer»
Por lo tanto, Escritorio Virtual lo definimos comos el «Escritorio que tiene la virtud, el poder, la facultad de permitir trabajar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mismo modo que si estuviéramos frente a nuestro escritorio físico, al que estamos acostumbrados realmente».
Puede ser Escritorio Virtual Persistente y Escritorio Virtual NO Persistente. ¿En qué se diferencia cada uno?
- Escritorio Virtual Persistente : Se les provee a los usuarios de su propia imagen de escritorio
- Escritorio Virtual NO Persistente : La imagen de escritorio es uniforme para todos los usuarios
¿Por qué el Escritorio Virtual?
Por muchos motivos. Explicamos algunos de ellos.
Una de las grandes ventajas se refiere a la Gestión Centralizada y Controlada de los sistemas de Escritorios Virtuales frente a la administración de cada uno de los ordenadores y sistemas individuales.
Al hilo de esto, otra ventaja es que implantando esta tecnología, los programas y los recursos estarán almacenados en el servidor, por lo que los ordenadores de cada uno de los usuarios no necesitarán ser muy potentes, con el consiguiente ahorro.
Se tiene acceso desde cualquier lugar con una conexión básica de internet y desde cualquier dispositivo (PC, Mac, Tablet, Smartphone…)
También hay que tener en cuenta que la energía del servidor y la del aparato de refrigeración que se genera en el RACK supone unos costes altísimos de energía que vienen reflejados periódicamente en la factura de la luz. Al eliminar los servidores eliminamos su coste.
Es un modelo Flexible y Escalable, en formato pago por uso y que se adapta de forma inmediata a las circunstancias de cada empresa (si crece en empleados o por el contrario, si reduce el número de usuarios)
Todo esto es real si el proveedor con quien se contrate ofrece seguridad y conexiones cifradas de punto a punto.
¡ Esto es fundamental !
¿Qué es Gestión Documental?
Según la RAE, las definiciones para Gestión son estas:
1. f. Acción y efecto de gestionar.
2. f. Acción y efecto de administrar.
y para Documental, adoptamos las dos que tienen que ver con la definición que buscamos:
1. adj. Perteneciente o relativo a los documentos.
2. adj. Que se funda en documentos reales.
Por lo tanto, combinamos ambos significados y lo definimos como: » La acción y efecto de gestionar, administrar los documentos reales que se generan, reciben, utilizan en una empresa y transformarlos en documentos digitales para mejorar la productividad, seguridad y eficiencia y eficacia en las actividades que se desarrollan dentro de las organizaciones»
También añadimos el significado de Digitalizar pues es totalmente necesario en este proceso:
1. tr. Registrar datos en forma digital.
2. tr. Convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, comouna imagen fotográfica, un documento o un libro.
Ventajas y Características al utilizar Software de Gestión Documental:
1.- Mayor control de la información generada dentro de la empresa o que llega a ella.
2.-Administración, almacenamiento y el control de entrada y salida de documentos dentro de una empresa
3.- Vincular documentos a datos para poder analizarlos posteriormente con Big Data o Inteligencia Artificial.
4.-Alertas sobre determinados documentos para controlar la caducidad de los mismos y acciones a tomar.
5.-Información accesible para usuarios autorizados según el rol que tengan.
6.-La digitalización de documentos permite ahorros y mejoras en varios aspectos:
- Ahorro de tiempo: por la búsqueda de documentos en archivos, facilitando el acceso y consulta a los mismos.
- Ahorro en gastos de material de archivo, en espacio físico y fotocopias.
- Ofrece mayor seguridad a los documentos y evita las pérdidas.
7.-Seguridad para acceder a las diferentes versiones de cada documento. Control de versiones y copias de seguridad
8.-Control y Registro de la fecha y los usuarios que accedieron a los documentos y realizaron revisiones, bloqueos, comentarios, eliminación, entre otros.
9.-Flujos de trabajo y trazabilidad de los documentos.
10.-Ágil gestión de Expedientes para asociar varios documentos (del grupo documental o diferente)
- Los expedientes son agrupaciones lógicas de carpetas y documentos.
- Mediante los expedientes se permite agrupar documentos y carpetas que estén en ubicaciones diferentes y relacionarlas entre sí.
- Ejemplos: Solicitud de pedido de cliente; Expedientes de alumnos; Procesos de formulas maestras; Procedimientos con siniestros; Lanzamientos de productos; Solicitud de vacaciones; Reparaciones; Gestión de Proveedores….son infinitas posibilidades.
Existen Gestores Documentales de código abierto y otros propios y desarrollados por equipos especializados.
Puede ser software almacenado en la nube o en sus propios servidores, también conocido como «on premise» .
La recomendación de un software u otro depende de las características de cada empresa, del alcance, visión futura y necesidades a cubrir.